Акт уничтожения документов

Фиксирует факт безопасного уничтожения бумажных и электронных документов после истечения сроков хранения или прекращения необходимости их использования. Подтверждает, что данные удалены без возможности восстановления и проверены на наличие персональных данных.

Кому подходит

Подтверждение уничтожения архивных документов
Закрытие обязательств по хранению документов
Уничтожение носителей информации с конфиденциальными данными

Когда не подойдёт

Регулирование долгосрочных отношений
Передача прав на интеллектуальную собственность
Оплата услуг по уничтожению (требуется договор возмездного оказания услуг)

Ключевые условия

основание уничтожения
перечень уничтоженных документов
проверка допустимости
наличие персональных данных
привлечение третьего лица
контроль процесса уничтожения

Оплата и срок

Оплата: безвозмездно
Порядок оплаты: не применяется
Срок: Срок действия не устанавливается

Акт уничтожения документов нужен, когда срок хранения бумажных или электронных носителей истек и их больше не нужно хранить. Документ подписывают сторона, передающая данные на утилизацию, и сторона, принимающая или контролирующая процесс. Это официальное подтверждение того, что информация удалена безопасно и без возможности восстановления.

В шаблоне закреплен полный перечень уничтожаемых файлов, способ их обезличивания и статус резервных копий. Обратите внимание на разделы о персональных данных и конфиденциальной информации: важно зафиксировать, что они также были исключены из оборота. Проверьте, правильно ли указан способ уничтожения, чтобы исключить риск повторного доступа к архивным сведениям.

АКТ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

г. [Город подписания], [Дата акта]

[Наименование ответственной_стороны], именуемый(ая) в дальнейшем «Ответственная сторона», и [Наименование подтверждающей_стороны], именуемый(ая) в дальнейшем «Подтверждающая сторона», совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт о нижеследующем:

1. ОСНОВАНИЕ СОСТАВЛЕНИЯ АКТА

1.1. Настоящий акт составлен для фиксации уничтожения документов, указанных ниже.

1.2. Основание уничтожения документов: [Основание уничтожения].

1.3. Договор, проект, сделка или иное правоотношение, в рамках которого документы были получены или созданы: [Связанное правоотношение].

1.4. Документ, устанавливающий обязанность или право уничтожения, если применимо: [Документ основание уничтожения].

1.5. Дата документа-основания: [Дата документа основания].

2. ПРИЧИНА УНИЧТОЖЕНИЯ

2.1. Причина уничтожения документов: [Причина уничтожения].

2.2. Истечение срока хранения, если применимо: [Сведения об истечении срока].

2.3. Прекращение цели обработки или использования документов, если применимо: [Прекращенная цель].

2.4. Иные обстоятельства, послужившие основанием уничтожения: [Иные обстоятельства уничтожения].

3. ПЕРЕЧЕНЬ УНИЧТОЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Состав документов, уничтожение которых подтверждается настоящим актом, фиксируется ниже.

№	Наименование документа	Период / дата	Номер	Вид экземпляра	Количество	Носитель	Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

4. ПРОВЕРКА ДОПУСТИМОСТИ УНИЧТОЖЕНИЯ

4.1. До уничтожения была проверена необходимость дальнейшего хранения документов в соответствии с применимыми договорными и обязательными требованиями.

4.2. Результат проверки допустимости уничтожения: [Результат проверки допустимости].

4.3. Лицо, проводившее или организовавшее проверку: [Ответственное лицо за проверку].

4.4. Документы, исключенные из уничтожения по результатам проверки: [Документы исключенные из уничтожения].

4.5. Основания сохранения исключенных документов: [Основания сохранения].

5. БУМАЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1. Количество уничтоженных бумажных документов или единиц хранения: [Количество бумажных документов].

5.2. Объем бумажных документов: [Объем бумажных документов].

5.3. Способ уничтожения бумажных документов: [Способ уничтожения бумажных документов].

5.4. Степень уничтожения обеспечивает невозможность обычного восстановления и дальнейшего использования содержащейся в документах информации в пределах применяемого способа.

6. ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

6.1. Количество уничтоженных электронных файлов или записей: [Количество электронных документов].

6.2. Информационные системы, носители или хранилища, из которых удалены документы: [Источники электронных документов].

6.3. Способ удаления или уничтожения электронных документов: [Способ уничтожения электронных документов].

6.4. Результат проверки удаления: [Результат проверки удаления].

7. КОПИИ И ДУБЛИКАТЫ

7.1. Наличие бумажных копий и дубликатов уничтожаемых документов: [Наличие бумажных копий].

7.2. Наличие электронных копий и дубликатов: [Наличие электронных копий].

7.3. Действия в отношении копий и дубликатов: [Действия с копиями].

7.4. Известные места хранения копий, не находящихся под контролем Ответственной стороны: [Внешние места хранения копий].

8. РЕЗЕРВНЫЕ КОПИИ

8.1. Наличие документов в резервных копиях информационных систем: [Наличие в резервных копиях].

8.2. Порядок удаления или прекращения доступности данных из резервных копий: [Порядок работы с резервными копиями].

8.3. Срок окончательного удаления из резервных копий, если технически применимо: [Срок удаления из резервных копий].

8.4. Если немедленное выборочное удаление из технической резервной копии невозможно, доступ и дальнейшая обработка соответствующих данных ограничиваются в предусмотренном порядке до их удаления в рамках штатного цикла хранения.

9. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

9.1. Наличие персональных данных в уничтоженных документах: [Наличие персональных данных].

9.2. Категории документов или данных, содержащих персональные данные: [Категории персональных данных].

9.3. Основание прекращения обработки или уничтожения персональных данных, если применимо: [Основание уничтожения персональных данных].

9.4. Способ уничтожения выбран с учетом необходимости исключить дальнейшую обработку персональных данных в уничтожаемых экземплярах.

9.5. Настоящий акт применяется с учетом специальных требований к подтверждению уничтожения персональных данных, если такие требования обязательны для соответствующего оператора и способа обработки.

Показано 9 из 19 разделов. Полный текст откроется в кабинете.

Что ещё в договоре

Конфиденциальная информация
Носители информации
Порядок уничтожения
Привлечение третьего лица
Контроль уничтожения
Материалы подтверждения
Результат уничтожения
Замечания и расхождения
Подтверждение сторон
Заключительные положения

Что проверить перед подписанием

Указано основание для уничтожения (истечение срока или прекращение цели обработки)
Заполнен подробный перечень документов с номерами, датами и видами экземпляров
Описан способ уничтожения бумажных и электронных носителей, исключающий восстановление
Проверено наличие персональных данных и подтверждено их безопасное удаление
Указано, были ли привлечены третьи лица и как контролировался процесс
Отражен статус резервных копий и исключенных из уничтожения документов

Вопросы и ответы

Нужно ли уничтожать резервные копии?

В шаблоне есть отдельный раздел, где фиксируется наличие резервных копий и порядок их удаления или ограничения доступа. Если немедленное удаление невозможно, доступ к данным ограничивается до штатного цикла очистки.

Что делать, если при проверке нашлись документы, которые нельзя удалять?

В разделе проверки допустимости предусмотрена возможность исключить определенные документы из уничтожения. Там же указываются основания для их сохранения и ответственные лица, проводившие проверку.

Как подтвердить, что документы действительно уничтожены?

В шаблоне предусмотрен раздел материалов подтверждения, куда можно приложить фото-, видеофиксацию или документы от специализированной организации. Также фиксируются лица, контролировавшие процесс.

Освобождает ли акт от ответственности за сохранность данных до момента уничтожения?

Нет, в заключительных положениях указано, что акт не отменяет обязанности по хранению документов, для которых срок еще не истек. Ответственность сохраняется в соответствии с договором и законодательством до момента фактического удаления.